大多数的商业交流都通过邮件进行。你可以快速的写一封邮件，添加抄送人，之后点击发送，而不需要通过电话沟通或当面拜访等方式。不过，在写邮件时，你需要注意你的语言表达，确保邮件内容清晰、简洁…不过，最重要的是——专业。

发送一封包含语言错误或设计拙劣的邮件（亦或是报告、计划表等），会使一流的员工显得不专业。

以下是邮件沟通中常见的一些错误：

在写邮件时，你可能会由于团队达成了季度销售目标而太过激动，或是因打印机大排长队而感到沮丧，但这并不意味着你就可以滥用感叹号或问号。一个句子使用一次感叹号或问号就足够了。

如果你的邮件中包含“我们做到了！！！！”或“谁有史密斯文件？？？？”这样的重复感叹号和问号，你就会显得很烦人和不专业。

所以很重要的一点是：让你的文字传达你的信息，而不是滥用标点符号。

有效使用逗号是一种艺术。句子中逗号太少，会显得句子冗长、不简洁明了；但逗号太多的话，突然的停顿和不连贯的短句也会使文章难以阅读。

你可以用逗号把一个句子中不重要的从句、短语或单独的部分分隔开来。

不过你应该谨慎使用逗号，避免不必要的停顿，保持信息简短扼要。

撇号（用于s之前表示所有格）也是英文写作中经常被滥用和误用的符号。英文中的撇号一般表示所有关系或单词的缩写形式。

如果你只是想让单词呈现复数形式，你就不需要使用撇号。例如，“Fridays are when payroll is submitted”中就不需要使用撇号，而“Mrs. Smith’s report is due today”表达了一种所有关系，就需要一个撇号。

不正确的标点符号会使他人质疑你的专业能力和英语水平。

在你发送邮件之前，一定要再三检查邮件内容，确保它没有单词拼写或语法错误。

你在写作以及拼写单词时很容易犯错或操之过急。即使你不是故意为之而且你脑子里清楚你想表达什么，但这些粗心引起的错误会给人一种草率的感觉。

此外，错误的单词拼写会改变你想表达的意思，这可能会导致很多问题。现在就花时间去校对文章总好过日后产生问题而头疼。

作为一个专业人士，正确的单词拼写和标点符号的使用很重要。在很多行业，良好的书面沟通技巧至关重要，所以你应该遵循合适的礼仪和正确的语法规则。

（编译/雨果网 黄兆星）